Veel bedrijven werken tegenwoordig met freelancers die beschikken over een VAR-verklaring. Echter, er zitten wel een paar haken en ogen aan waar u als opdrachtgever op moet letten indien u freelancers met een VAR-verklaring voor u laat werken. Indien uw freelancers niet voldoen aan de voorwaarden kan er sprake zijn van een (fictief) dienstverband waarbij u, eventueel met terugwerkende kracht, verantwoordelijk bent voor de afdracht van loonheffingen en werknemersverzekeringen. Dit kan een behoorlijke schadepost veroorzaken.
Er bestaan vier soorten VAR-verklaringen:
- VAR loon uit dienstbetrekking (VAR-loon);
- VAR resultaat uit overige werkzaamheden (VAR-row);
- VAR winst uit onderneming (VAR-wuo);
- VAR voor rekening en risico van de vennootschap (VAR-dga).
Bij een geldige VAR-wuo en de VAR-dga bent u er zeker van dat u als opdrachtgever achteraf niet wordt aangesproken door de fiscus of het UWV. Bij een VAR-loon en een VAR-row moet u echter goed oppassen voor een (fictief) dienstverband en de kans op naheffingen door de fiscus en het UWV.
Oppassen met een VAR-loon / VAR-row
Indien uw freelancer gebruikt maakt van een VAR-loon of VAR-row, betekent dit dat hij / zijn zeer waarschijnlijk werkzaamheden in dienstbetrekking verricht. U geeft uw freelancer instructies over hoe de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Bovendien moet de freelancer de opdracht zelf uitvoeren en kan hij / zij zich niet uit eigen beweging en zonder overleg laten vervangen door een ander. Op het loon zal bij aanwezigheid van een dienstbetrekking door de opdrachtgever loonheffing moeten worden ingehouden en afgedragen. Voor de werknemersverzekeringen heeft de VAR-loon / VAR-row op de grond van wetgeving geen gevolgen, tenzij er sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking.
Fictieve dienstbetrekking bij VAR-loon / VAR-row
Indien er bij een VAR-loon / VAR-row ook sprake is van een gezagsverhouding dan wordt de relatie aangemerkt als een fictieve dienstbetrekking. Dit betekent dat u naast de loonheffing ook verantwoordelijk bent voor de afdracht van werknemersverzekeringen. Er is sprake van een gezagsverhouding als u als opdrachtgever de aard van de werkzaamheden bepaalt, het recht heeft om toezicht en aanwijzingen te geven (ook via derden) en de freelancer het werk persoonlijk moet verrichten. Indien u kan stellen dat de freelancer weinig tot geen invloed heeft op de aard van het werk en ook niet zelf kan bepalen waar, wanneer en door wie hij of zij deze laat uitvoeren, er sprake is van een fictief dienstverband. Dit betekent dat u deze freelancer moet beschouwen als een reguliere werknemer. Hij / zij kan dan niet factureren, u dient een arbeidsovereenkomst op te stellen en u dient alle verplichte belastingen en premies af te dragen.
Payroll geeft zekerheid bij VAR-loon / VAR-row
Indien u freelancers inhuurt met een VAR-loon of VAR-row verklaring en u wilt er zeker van zijn dat u geen naheffingen ontvangt van de fiscus of het UWV, kunt u deze mensen beter via een payroll constructie inhuren. U loopt dan geen enkel risico en alle premies worden keurig afgedragen. U hoeft dan nooit te controleren of de werkzaamheden die zij voor u (of anderen) verrichten wel voldoen aan de afgegeven VAR-verklaring.
Highline Payroll zorgt via haar payroll partners voor de flexibiliteit die u van freelancers verwacht maar met de zekerheid van afdracht van premies.
De voordelen van payroll:
- U bent juridisch geen werkgever, dat is het payrollbedrijf
- U kunt de werknemer 130 gewerkte weken inzetten zonder enig dienstverband;
- U kunt de arbeidsovereenkomst op elk moment beëindigen zonder opzegtermijn;
- U hoeft geen salaris door te betalen bij ziekte of geen werk.
Voorwaarden voor een VAR-verklaring
Een freelancer moet elk jaar opnieuw een VAR-verklaring aanvragen. Daarbij moet hij / zij voldoen aan de volgende eisen:
- De freelancer heeft tenminste drie opdrachtgevers;
- De freelancer wordt tijdens ziekte niet doorbetaald;
- De freelancer wordt niet doorbetaald tijdens vakantie of vrije dagen;
- De freelancer voert de werkzaamheden zelfstandig uit;
- De opdrachtgever houdt geen toezicht;
- De opdrachtgever geeft geen instructies hoe de opdracht uitgevoerd moet worden;
- De freelancer is verplicht tot het bereiken van een bepaald resultaat (omzet of project);
- De omzet is voor minder dan 70% afkomstig van één opdrachtgever;
- De freelancer loopt debiteurenrisico.
Heeft u vragen over het werken met freelancers of wilt u meer weten over payroll via Highline Payroll? Neem dan contact met mij op!
Met vriendelijke groet,
Edwin Hilgers
Uitzendnetwerker
Mobiel: 0655170666
Fax: 084-8311939
Email: edwin@highline.nl
Postbus 2017
2002 CA Haarlem
Highline is aangesloten bij MensenNetwerk Nederland BV
Interessant artikel, ik denk dat het goed is om ook een keer de risico’s van freelancers uit te lichten. Alhoewel ze ook erg waardevol kunnen zijn voor een bedrijf.